会计师事务所档案工作的调查与思考

　　为了解会计师事务所档案工作的情况，更好地为南通市民营经济新领域的档案工作提供服务，南通市档案局与南通市注册会计师协会组成联合调查组，对市内具有代表性的5家会计师事务所档案管理情况进行了实地调查。该项调查及其提出的相关建议，对加强会计师事务所的档案管理工作具有积极的意义。

　　基本情况

　　通过调查，我们发现：南通市会计师事务所由于法人性质的变化、法律责任的明晰、业务风险的增大等原因，其负责人对档案的重要性尤其是对业务档案的作用有一定的认识。被调查的5家事务所负责人，都对加强档案规范化管理有迫切的愿望，认为这是自身工作的需要，均要求行业主管部门与档案部门能联合制定一个统一的办法或规定，把档案管理的基本要求与作法明确起来，以便统一执行和检查，并表示希望接受档案部门的指导和帮助。现有的事务所大多由原来的国有事业单位改制而来，档案管理都有一定的基础，这些单位也已将档案工作纳入了议事日程，并根据自身的要求与管理经验采取了一些措施。如有的会计师事务所将档案工作纳入了岗位设置与工作职责中，并成立了专家委员会，专门负责业务档案的审核、归档与整理工作；有的会计师事务所还制定了档案管理办法和业务档案的规章制度。被调查的单位均对业务档案进行了归档、整理，配备了档案专用库房与装具，具有了一定的保管条件，还都聘请了懂审计、会计业务和具有一定档案管理经验的退休人员专门负责业务档案的管理工作。

　　存在的问题

　　1.事务所档案意识还需要进一步提高。会计师事务所档案工作是我国整个档案工作的重要组成部分，其中业务档案又是注册会计师执业活动的真实记录，反映注册会计师遵循国家法律、维护委托企业合法权益的情况，体现注册会计师的基本职能和社会作用，是维护市场经济正常秩序的重要依据，具有重要的参考和利用价值。但现状表明，尽管事务所负责人和有关人员对其重要性有所认识，全员档案意识仍相对薄弱，档案的形成与归档意识不强，对《档案法》及其他档案法律法规的了解还不够，执业人员仍然不同程度地存在着“随意变动、擅自简化”现象，出现了档案残缺不全、真伪难辨的现象。有的事务所创业阶段的重要会议都未形成记录，时过境迁，无法完整地反映事务所的发展历程，遇到一些需要解决的重要问题，单靠回忆已无法弥补。

　　2.事务所重业务档案管理、轻其他档案管理。作为法律取证材料，一份完备的业务档案可以挽救一个事务所，而存在重大缺陷的业务档案又足以让一个事务所关门。所以，业内人士将会计师事务所的业务档案形象地称为“命根子”，而把存在问题的业务档案则比喻为“定时炸弹”，普遍存在着重业务档案管理、轻其他门类档案管理的问题。各事务所对于业务档案收集比较齐全，形成了一套自己的整理方法，对其他门类的档案管理则各行其是，有的还严重散失，处于无人管理的状态。

　　3.事务所档案管理存在不规范性。由于事务所改制时间不长，各项工作都在起步阶段，档案管理工作同样也处于无序、摸索状态之中。据了解，目前全国会计师事务所档案工作尚缺乏统一的业务规范，没有统一的档案管理标准和管理办法，这给事务所档案工作带来了一定的困难，因而造成了各种门类和载体的档案未实行集中统一管理，档案的分类、整理、编目、保管期限的划分都是根据经验和自身的需要进行的，与国家档案管理规范化、标准化、科学化要求相距甚远。如业务档案中，明显存在着保管期限与内容分类之间的矛盾。

　　4.事务所档案管理投入不足。市场经济的竞争机制，让责任人时刻存在着生存危机，追求经济效益往往是他们的首要选择，在管理过程中都精打细算。档案是无形资产，发挥作用有其滞后性，所产生的间接经济效益往往被忽视，影响了档案管理所需的人、财、物的投入。被调查的事务所承担档案工作的几乎都是聘请的退休临时人员，虽有档案库房，但都无防盗、防潮、防高温、防火等设备，给档案安全带来了隐患，使档案的质量及寿命受到影响。

　　几点对策

　　1.以行业协会为龙头，加强监督。做好会计师事务所档案工作，必须以注册会计师协会为“龙头”，加强对事务所的档案管理、监督、指导工作。一是建立行业档案管理网络，组建会计师事务所档案工作协作组，定期开展活动，加强业务交流；二是制定适合本行业的档案管理规定和档案整理规则；三是培养典型，以点带面；四是定期检查，加强考核，建立目标责任制并将其列入法人责任制考核内容；五是结合业务检查，督促事务所提高业务档案质量，强化业务档案管理。

　　2.以事务所为主体，加强管理。一是将档案工作列入岗位职责和重要议事日程；二是加强内部管理，完善档案管理制度；三是成立综合档案室及档案工作领导小组，实现各种门类和载体档案的集中统一管理；四是根据国家档案管理的基本要求，结合行业特点，尽快规范档案整理，提高科学化、规范化、标准化的管理水平；五是加大资金投入，使档案保管条件符合“八防”要求，确保档案的安全；六要逐步配备相对稳定、年轻且有较高文化水平的人员承担档案工作。

　　3.以《档案法》为根本保证，加强档案部门的指导和服务。一是要加大法制宣传力度，强化依法治档意识。要通过新闻媒体、发放资料、举办讲座等多种形式进行《档案法》及其他档案法律、法规、规章的宣传。通过宣传，让注册会计师行业的全体从业人员尤其是事务所负责人增强对档案管理的法制观念和责任感。二是加强培训，提高业务水平。要在单位自愿的基础上，对事务所负责人、档案人员进行档案知识业务培训，提高业务水平。三是增强服务意识，提供专业指导。特别是会计师事务所目前正处于起步与求生存的阶段，在对档案管理的认识还未达到一定高度的时期，档案行政管理部门要以务实、高效的工作作风，诚恳、热情的工作态度，精湛、娴熟的业务技能，急单位所急，积极、主动、及时地给予关心、帮助与支持。

    （作者:南通市档案局 南通市注册会计师协会）